Die DiVA Plattform – Mehr als ein Werkzeugkasten!
Die DiVA-Plattform ist eine webbasierte Arbeitsumgebung für Aufgaben und Projekte rund um die Themen E-Akte, Dokumentenmanagementsysteme und angrenzende Fragen der Verwaltungsdigitalisierung. Sie unterstützt Kommunen dabei,
organisatorische, technische, rechtliche
Fragestellungen strukturiert zu bearbeiten und Entscheidungen nachvollziehbar vorzubereiten. Die Inhalte sind in vordefinierte Aufgaben (blau) und Projekte (gelb) gegliedert.
Aufgaben
Eine Aufgabe bildet hierbei eine typische, realitätsnahe Herausforderung ab, die eine Kommune im Zusammenhang mit Einführung und Nutzung der E-Akte bewältigen muss.
In einer Übersicht werden verfügbare Aufgaben aufgelistet. Die Kommunen wählen die für sie passende Aufgabe aus.
Beim Starten wird aus den Vorlagen eine individuelle Aufgabe für die jeweilige Kommune erzeugt. Der Nutzer vergibt der Aufgabe einen Namen, der eine klare Wiedererkennung gewährleisten sollte (sprechender Titel). Das System ist so voreingestellt, dass nur der Nutzer selbst auf die Aufgabe zugreifen kann. Sollen auch andere Mitarbeiter der Kommune auf die Aufgabe zugreifen können, so kann der Nutzer die Option „für meine gesamte Verwaltung“ auswählen.
Einige Aufgaben können beliebig oft gestartet werden. Dies ist sinnvoll bei gleichen Herausforderungen, die in unterschiedliche Situationen immer wieder auftreten können, beispielsweise kann die Ist-Situation in verschiedenen Organisationseinheiten (Ämtern) unterschiedlich aussehen.
Ein Zugriff auf die Aufgabe durch Dritte oder durch das DiVA-Projekt ist in jedem Falle technisch ausgeschlossen.
Jede Aufgabe folgt einem festen Aufbau:
Zielklärung
Worum geht es in dieser Aufgabe?
Hintergrundwissen
Was sollten Sie wissen?
Interaktiver Teil
Hier arbeiten Nutzer aktiv.
Abschluss
Ergebnisse und Zusammenfassung der Bearbeitung.
Der interaktive Teil beinhaltet:
Formulare
Checklisten
Dialoge
Nutzer werden Schritt für Schritt geführt. So entsteht ein durchgängiger Bearbeitungsprozess.
Alle Eingaben in der Plattform sind nur für die eingegebene Kommune ersichtlich! Es erfolgt weder eine Auswertung noch eine Weitergabe der Daten. Eine Kommune kann aber Daten, beispielsweise Ergebnisse aus den Aufgaben, an Dritte weitergeben, sofern sie selbst das möchte.
Der Nutzen für die Kommunen
Die Ergebnisse können als PDF- oder Word-Dokumente heruntergeladen und weiterverwendet werden, beispielsweise als Entscheidungsgrundlage für weitere hausinterne Beratungen und Gremienbeschlüsse. Aber auch die Ausgabe in maschinenlesbaren Formaten wie XML oder JSON ist möglich – etwa zur weiteren Konfiguration von Systemen oder bei Softwareanbietern.
Nutzer profitieren im Zuge der Bearbeitung unter anderem von:
- einer strukturierten Analyse der eigenen Ausgangssituation,
- einer systematischen Klärung der verfolgten Ziele,
- Bewertung der eigenen Angaben,
- Wissensaufbau und Sensibilisierung für Probleme,
- konkreten Entscheidungsvorschlägen,
- Empfehlungen für die nächsten Schritte,
- einer vollständigen Dokumentation aller Bearbeitungsschritte.
Projekte
Vordefinierte Projekte fassen mehrere zusammenhängende Aufgaben zu größeren Vorhaben zusammen, etwa bei einer verwaltungsweiten Einführung der E-Akte.
Für die Projekte gelten alle Aussagen wie für Aufgaben parallel. Projekte werden aus der Projektübersicht heraus gestartet. Einige Projekte können mehrfach durchgeführt werden. Zum Start der DiVA-Plattform sind nur wenige Projekte vordefiniert. Weitere befinden sich in Bearbeitung.
Registrierung
Sie möchten einen Zugang zur Plattform? Dann melden Sie sich an. Die Nutzung ist für Sächsische Kommunen kostenfrei!
Sprechen Sie uns an
Sie haben Fragen zur Plattform oder dem Projekt? Sie brauchen noch ein paar mehr Informationen oder Hilfe beim Anmelden? Sie haben Ideen, welche Produkte noch erstellt werden sollten? Sprechen Sie uns gern an.
Partner und Förderer
Das DiVA-Projekt fußt auf der Arbeit vieler anderer Unterstützer der Digitalisierung in Sachsen und Deutschland.
Diese Maßnahme wird mitfinanziert mit Steuermitteln auf Grundlage des vom Sächsischen Landtag beschlossenen Haushaltes.